Portée et responsabilité
Cette politique explique comment Epic Staff Ltd. (« Epic Staff », « nous ») traite les renseignements personnels dans l’application mobile, le site Web, les outils de gestion des établissements, le soutien et les services connexes.
Epic Staff est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. En vertu de la loi québécoise, la personne ayant la plus haute autorité chez Epic Staff est responsable de la protection des renseignements personnels, sauf si cette fonction est déléguée par écrit. Les questions et demandes envoyées à info@epicstaff.ca sont acheminées à la personne qui exerce cette fonction.
Cette politique ne remplace pas les conditions qui régissent un contrat entre utilisateurs ni les politiques de services tiers indépendants.
Renseignements recueillis
Selon votre utilisation, nous pouvons recueillir :
- Compte et identité : nom, courriel, téléphone, renseignements de connexion, date de naissance et images ou médias de profil.
- Profil professionnel : rôles, taux demandés, expérience, réponses sur les compétences, disponibilités, qualifications ou certifications fournies, indicateurs de statut, avis, évaluations et activité liée aux contrats terminés.
- Établissement : nom de l’entreprise, adresse, coordonnées, profils de gestionnaires, notes, publications et préférences de paiement.
- Contrats : rôle, lieu, horaire, taux demandés et confirmés, candidatures, sélections, messages, heures d’arrivée et de départ, avis, annulations, absences, reçus et notes de soutien.
- Lieu : coordonnées enregistrées, rayon de distance choisi et renseignements connexes servant à repérer des contrats ou des professionnels potentiellement pertinents. Les autorisations de l’appareil contrôlent l’accès à sa localisation.
- Paiement et fiscalité : identifiants du fournisseur, méthode de transfert, état de transaction, factures, reçus et renseignements d’inscription à la TPS/TVQ fournis. N’envoyez jamais vos identifiants de compte financier par courriel.
- Données techniques et de soutien : type d’appareil, système, version de l’application, langue, dernière activité, messages de soutien et données de sécurité ou de diagnostic nécessaires.
Ces renseignements proviennent de vous, des autres utilisateurs participant à un contrat, des services autorisés sur votre appareil, des fournisseurs de paiement et de soutien et de votre utilisation de la plateforme.
Utilisation des renseignements
Nous utilisons les renseignements pour créer et gérer les comptes; afficher les profils pertinents; publier, jumeler et administrer les contrats; faciliter les communications; enregistrer les conditions et les heures; traiter et rapprocher les paiements; produire les reçus; afficher les évaluations et avis; offrir le soutien; envoyer des avis opérationnels; prévenir les transactions en double ou non autorisées; enquêter sur les incidents et différends; améliorer la fiabilité; respecter les obligations légales, fiscales et comptables; et appliquer les ententes.
Nous limitons la collecte et l’utilisation à des fins qu’une personne raisonnable jugerait appropriées et demandons le consentement lorsqu’il est requis.
Lieu, jumelage et indicateurs de profil
La plateforme peut utiliser le rôle, le lieu enregistré, la distance préférée, les disponibilités et le moment pour repérer des contrats ou des professionnels potentiellement pertinents. Ce processus ne garantit pas une candidature, une sélection, une acceptation ou une présence.
Les profils peuvent présenter des activités calculées, évaluations, badges ou indicateurs selon les données de la plateforme. Les établissements prennent leurs propres décisions. Vous pouvez demander une explication ou une correction. Epic Staff n’affirme pas ici que chaque compétence, qualification ou certification est testée de façon indépendante.
Communication des renseignements
Nous ne vendons pas les renseignements personnels. Nous les communiquons seulement lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour exploiter la plateforme, fournir un service demandé, protéger les utilisateurs et Epic Staff, réaliser une transaction, respecter la loi ou effectuer une opération commerciale avec les garanties appropriées.
Nous pouvons les communiquer :
- Aux autres utilisateurs : les établissements, leurs gestionnaires et les professionnels reçoivent les renseignements de profil, contrat, contact, message, heures, avis et paiement nécessaires pour évaluer ou exécuter un contrat.
- Aux fournisseurs : les systèmes actuels comprennent l’hébergement SashiDo/Parse, les paiements Zum Rails, les courriels Twilio SendGrid, le clavardage Chatwoot avec consentement, l’hébergement Web Cloudflare, la distribution Apple et Google et les services de collaboration ou d’alerte utilisés par le soutien.
- Aux conseillers et autorités : conseillers professionnels, organismes de réglementation, tribunaux ou autorités lorsque la loi le permet ou l’exige.
- Dans une opération commerciale : financement, réorganisation, vente ou transfert envisagé ou réalisé, sous réserve de confidentialité et de la loi.
Les renseignements placés volontairement dans un profil ou un message peuvent être visibles aux utilisateurs concernés. N’inscrivez pas de renseignements sensibles inutiles dans les champs libres.
Paiements
Epic Staff utilise un fournisseur de paiement pour relier les utilisateurs, lancer les transferts et recevoir leur état. Epic Staff conserve les identifiants, montants, méthodes, états et reçus nécessaires à l’administration et au soutien. Le fournisseur traite les renseignements de compte financier selon ses propres pratiques. En cas d’échec, le personnel autorisé peut consulter l’état et le motif pertinent.
Conservation et sécurité
Nous conservons les renseignements seulement pendant la période raisonnablement nécessaire aux fins décrites et aux obligations légales, fiscales, comptables, de sécurité, de prévention de la fraude, de différend et de preuve contractuelle. La durée dépend du type de dossier et de l’état du compte ou du contrat. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements sont supprimés, détruits ou anonymisés conformément à la loi et aux procédures d’Epic Staff.
Epic Staff applique des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité et à l’utilisation des renseignements. Aucun système n’est entièrement sécuritaire. Lors d’un incident de confidentialité, Epic Staff évalue le risque, réduit raisonnablement le préjudice et transmet les avis exigés par la loi.
Traitement hors Québec
Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements hors Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Les lois de l’autre territoire et l’accès légal de ses autorités peuvent s’appliquer. Avant une communication hors Québec, Epic Staff doit évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et utiliser les mesures contractuelles ou autres exigées par la loi.
Vos droits et choix
Sous réserve des exceptions, vous pouvez demander l’accès ou la rectification; retirer un consentement lorsque cela est permis; demander des renseignements sur une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, le cas échéant; demander comment vos renseignements sont utilisés ou communiqués; ou demander la suppression ou la désindexation lorsque la loi le prévoit.
Envoyez une demande écrite à info@epicstaff.ca. Nous pouvons vérifier votre identité. Le retrait du consentement ou la suppression peut empêcher certaines fonctions, et certains dossiers doivent être conservés pour la loi ou un différend.
Vous pouvez aussi modifier les autorisations de localisation et de notification dans votre appareil, corriger votre profil lorsque la fonction est offerte et changer les choix de témoins dans le pied de page.
Témoins, stockage et clavardage
Le site utilise un stockage local essentiel pour mémoriser les préférences de témoins et les avis fermés. Il ne sert pas à l’analyse publicitaire. Si vous autorisez le clavardage, le site charge Chatwoot, qui reçoit les données techniques et les messages nécessaires et peut utiliser des témoins. Vous pouvez retirer ce choix en tout temps dans « Préférences de témoins ». Le clavardage n’est chargé que sur une page qui l’active et après votre consentement.
Modifications et contact
Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque nos pratiques, fournisseurs ou obligations changent. Nous modifierons la date ci-dessus et donnerons tout autre avis requis.
Contact pour la confidentialité : info@epicstaff.ca. Consultez aussi l’information officielle de la Commission d’accès à l’information du Québec.